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Utiliser les registres de cotation pour documenter les entrées du nouveau fonds des imprimés (1875-1996)

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Registre de cotation du nouveau fonds, Carnet général - inventaire de la lettre V-Z/Indochinois (BnF, Carnet 34).

Le personnel de la Bibliothèque nationale de France est régulièrement sollicité par des usagers qui souhaitent connaître la date et le mode d’entrée de documents conservés par l’établissement. Les méthodes de recherche de ces informations varient selon les départements et les types de collections. Dans ce billet, nous allons présenter celle qui est valable pour les livres imprimés de l’ancien département des Imprimés enregistrés entre 1875 et 1996 et qui s’effectue à partir des cotes. Cette recherche peut être faite dans les salles de lecture de la bibliothèque ou à distance, à partir des registres qui ont été numérisés (la consultation des originaux est réservée au personnel de l’établissement).

Méthodologie générale

La Bibliothèque a connu plusieurs systèmes de classification de ses collections imprimées. La cotation Clément, instaurée en 1675, organisait les livres par format puis par sujet à l’intérieur de 23 divisions. Le fort accroissement des entrées à partir du XIXe siècle a rendu l’usage de ce système compliqué et des chantiers de recotation ont été entrepris. En 1875, il a été décidé de clore les fonds qui avaient pu être recotés et de démarrer un nouveau système de cotation avec ajout du format avant le lettrage pour tous les autres fonds qui n’avaient pas été traités. Ce système a été utilisé jusqu’en 1996 (parfois début 1997 pour certains lettrages), puis clôturé et renouvelé en lien avec le projet de l’ouverture du nouveau site François-Mitterrand.

Le registre de cotation du nouveau fonds – aussi appelé carnet général des entrées – correspond au système en place entre 1875 et 1996/97. Chaque imprimé y a été enregistré avec plusieurs informations : numéro d’inventaire, auteur et/ou titre, mode d’entrée (dépôt légal, acquisitions, dons, autres), date, et parfois des observations variées telles que la mention de la langue pour les imprimés en caractères non latins. Ces archives permettent donc, en théorie, de documenter l’origine de tous les livres imprimés qui sont entrés dans les collections nationales sur cette période et ont été conservés par l’ancien département des Imprimés (département réorganisé avec le projet de site François-Mitterrand).

La recherche au sein des registres de cotation s’effectue en deux étapes :

  1. Utilisation d’une table de concordance pour connaître le carnet à consulter. Il est possible d’utiliser indifféremment l’une ou l’autre des deux tables.
  2. Consultation du carnet repéré parmi les numéros 1 à 119.

À noter : les registres du lettrage L ne sont pas disponibles sous forme numérisée.

Il faut garder à l’esprit que les registres disponibles en ligne sont le reflet d’un état de la cotation à des moments précis. Certains imprimés ont pu se voir attribuer une nouvelle cote au fil des décennies ou être remplacés par un exemplaire en double ; l’information a généralement été reportée dans les carnets. D’autres modifications, à la marge, ont pu être apportées pour certains livres après la numérisation des registres ; elles ne seront pas visibles dans ces derniers mais apparaîtront au catalogue général. Si la recherche est aisément réalisable à distance et permet d’obtenir des informations fiables, dans quelques cas la consultation des livres est nécessaire pour lever une incertitude.

Cette méthode est en partie applicable aux imprimés de la Réserve des livres rares. Il est recommandé de contacter directement ce département pour toute question à propos de ses collections.

La table de concordance

La table de concordance est organisée par lettrage, avec quelques exceptions pour certains fonds ou formats. L’image ci-dessous concerne le M (en jaune).

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Registres de cotations, table de concordance, f. 15 (BnF, Carnet table).

Chaque lettrage est divisé en deux ensembles : les volumes (en orange) et les pièces (en bleu). Et chaque ensemble contient plusieurs formats, pouvant aller du grand folio (Gr. Fo) au in-sedecimo (16o). Les formats sont répartis en deux colonnes : l’une pour les numéros séquentiels des livres, l’autre pour les numéros des carnets (en vert).

Par exemple, si l’on s’intéresse au document qui porte la cote 4-M PIECE-1588, il faudra consulter la table à la page du M, dans la partie des pièces, dans la colonne du format 4o et à la ligne contenant 1588. Cela permet d’apprendre que les informations concernant ce document se trouvent dans le carnet 53 qu’il convient de consulter ensuite.

Le format in-16o des lettrages A à Z n’est pas indiqué sur la page de chaque lettrage mais est regroupé à la fin, après la page du Z (voir le tableau ci-dessous). Ainsi, si l’on cherche un document coté 16-R, il faut consulter la table à la page du in-16 et non à la page du R.

Pour faciliter la navigation dans la table, nous vous proposons ce tableau avec des liens directs vers les pages numérisées (certains lettrages courent sur plusieurs pages).

ABCDD2E*EF
GHJKMN à NXO à OZO2 à O2S
O3 à O3VP à PZP2 à P2FQRSTV
V2XYYAYBYCYDYE
YFYGYHYIYKYLYMYN
YOFlagellationY2YTHZin-16 (A à Z) 
Z DonsRecueil 8-Z-320Factums (FN3)Indochinoisπ (Pi)Nains et E.L. NainsRecueils factices (journaux) R, S, V, YF, ZExtension Livres (E.L.)
Thèses (THP, THS, THV, THM)Thèses THThèses TI

Mise en pratique

Les exemples qui suivent ont vocation à montrer la démarche de recherche et la diversité des informations qu’il est possible de trouver à partir des registres de cotation.

Exemple 1 : Frazer dans le texte

Un lecteur souhaitait savoir si Henry de Montherlant, qui fait dire à un de ses personnages « Le prenait-il pour un rat de bibliothèque, un Frazer, un Gourmont ? » (BnF, NAF 28165), avait pu lire des ouvrages de James Frazer à la Bibliothèque nationale pour se documenter. Plusieurs vérifications ont été faites, en voici l’une d’entre elles.

La BnF conserve aujourd’hui de nombreux ouvrages de James Frazer. Parmi ceux-ci, le livre Adonis, Attis, Osiris, studies in the history of Oriental religion, publié en 1906 par Macmillan, porte la cote 8-G-8552. La table de concordance à la page du G/8o/8552 renvoie au carnet 20. Dans celui-ci, il est indiqué à la page contenant le numéro séquentiel 8552 que le livre a été enregistré le 30 mars 1908 et est entré dans les collections nationales par l’acquisition onéreuse no 195983. Pour approfondir la recherche, il a également été possible de consulter les registres des acquisitions du département des Imprimés : le no 195983 correspond à un achat pour un montant de 13,50 F. effectué auprès du libraire Le Soudier en mars 1907. Cette vérification sur l’historique de l’entrée de l’ouvrage a contribué à fournir des éléments chronologiques favorisant l’hypothèse d’une possible lecture de Frazer par Montherlant à la BN.

Exemple 2 : retrouver tous les livres d’un même don

Avant envoi en numérisation, le document coté 16-P2C-239, Te Nu Tetemanti, a été vérifié et analysé. Ce livre est entré dans les collections par le don no 24067. La consultation du registre des dons du département des Imprimés a permis de constater qu’il faisait partie d’un ensemble de « 67 ouvrages en langue océanienne » donné en 1879 par Théodore Ballieu (1829-1885), un consul français. Cependant, la liste des ouvrages n’étant pas décrite, il était impossible de connaître les autres titres donnés en même temps.

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Te Nu Tetemanti, Honolulu, 1873 (BnF, 16-P2C-239).

Les registres de cotation ont permis de compléter ces données. Pour la cote 16-P2C-239, le carnet apporte deux sortes d’informations. Tout d’abord, il détaille le titre et précise que ce document portait auparavant la cote 8-π-130. Cela renvoie au carnet de ce lettrage et aux informations qu’il contient (dans ce cas-là, elles sont identiques). Ensuite, par proximité d’enregistrement du don (mêmes numéro d’entrée, date et donateur) et de thématique des ouvrages (la cote P2C correspond à l’Océanie), il a été possible de repérer d’autres ouvrages provenant du don 24067, avec leurs titres et leurs cotes. La liste des « 67 ouvrages » est apparue peu à peu.

Dans cet exemple, tandis que le registre des dons n’indiquait qu’une information sommaire, les registres de cotation ont apporté des données bibliographiques utiles et essentielles à la localisation d’un don non détaillé lors de son enregistrement dans les collections de la bibliothèque, replaçant un document dans son contexte d’entrée.

Exemple 3 : documenter les fantômes des magasins

Comme dans de nombreuses bibliothèques, il arrive que des livres soient indiqués comme « manquants en place » depuis plus ou moins longtemps, ne soient pas communicables en raison de leur état matériel, ou que les notices de description soient incomplètes pour des raisons très variées. Consulter les registres de cotation permet parfois de récupérer des informations utiles.

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Notice du document 4-J-753 dans le catalogue général de la BnF (consultée le 29/04/2026).

Une lectrice travaillant sur Manouī̀l ̓Iō. Gedeṓn (1851-1943) avait repéré le document 4-J-753 dont la notice de catalogue est actuellement très partielle, avec le « @ » typique des notices pas encore complétées pour des documents en caractères non latins – exemplaire repéré qui est, par ailleurs, hors d’usage donc incommunicable. Souhaitant connaître les détails de ce livre mais n’habitant pas en France, elle a sollicité le personnel de la bibliothèque pour obtenir des informations. Dans ce type de cas, outre l’intérêt de consulter le catalogue général dans sa version imprimée, l’utilisation des registres permet aussi d’avoir un aperçu du document. Ici, le carnet indique le nom de l’auteur et le mode d’entrée (acquisition 251553), puis le registre des acquisitions apporte ensuite un complément d’information bienvenu avec un titre, un lieu et une date d’impression : « Patriarchikoi Pinakes, Constantinople, 1885-1890 ». La navigation dans les registres de cotation et ceux associés (acquisitions, dons, échanges internationaux…) vient enrichir des données absentes du catalogue général.

Des sources pour l’histoire de la BnF et de ses collections imprimées

Si les registres de cotation, en permettant d’effectuer des vérifications sur l’origine des entrées des documents, sont d’une utilité quotidienne pour le travail des agents de la bibliothèque et peuvent fournir des informations intéressant les lecteurs, ils sont aussi une source particulièrement riche pour mener des recherches historiques plus larges sur les collections imprimées de la BnF. Ils offrent la possibilité de travailler sur les évolutions des pratiques de classification et de catalogage aux XIXe et XXe siècles (ouvertures et fermetures de lettrages et de séries, mouvements de collections et nouvelles cotations de documents, étude du personnel à travers les mains contributrices…), d’élaborer des analyses quantitatives sur l’enrichissement des collections (rythme d’enregistrement des entrées, statistiques annuelles…), d’étudier les répercussions des évènements historiques sur le fonctionnement de la bibliothèque, etc. Ils complètent les autres fonds des archives institutionnelles par la richesse des premières données produites livres en mains.

Pour aller plus loin

Présentation de la cotation à la BnF sur le site de la bibliothèque.

Olivier Jacquot, « La cotation Clément de la Bibliothèque nationale de France : essai de bibliographie », Carnet de recherche de la BnF, 18 octobre 2022 [en ligne].

Gabriel Ledos, Histoire des catalogues des livres imprimés de la Bibliothèque nationale, Paris : Ed. des bibliothèques nationales, 1936 [en ligne].

Catalogue général des livres imprimés de la Bibliothèque nationale, Paris : Imprimerie nationale, 1897-1985 [en ligne].

Parcours Provenances des collections de la BnF dans Gallica.

Registres des dons du département des Imprimés (1837-1992).

Registres des acquisitions du département des Imprimés (1837-1953).

Registres des échanges internationaux (1945-2003).

Registres des entrées de la Réserve des livres rares (1941-2024).


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OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Mathilde Dutertre (7 mai 2026). Utiliser les registres de cotation pour documenter les entrées du nouveau fonds des imprimés (1875-1996). L'Histoire à la BnF. Consulté le 9 mai 2026 à l’adresse https://doi.org/10.58079/166uj


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